贵州盛华职业学院公文处理办法(暂行)

【作者】校办 【来源】本站原创 【日期】2012-06-13 09:04 【点击】3676

关于公布贵州盛华职业学院公文处理办法(暂行)的通知  

 

各单位(处、室、馆、学院、部、中心):

为进一步规范我校公文管理,促进学校各项管理步入高效规范化轨道,学校研究制定了《贵州盛华职业学院公文处理办法(暂行)》,现予以公布(同步在OA系统公布),请各单位遵照执行。

附:贵州盛华职业学院公文处理办法(暂行)

二〇一一年十二月十四日

贵州盛华职业学院办公室

 

贵州盛华职业学院公文处理办法(暂行)

 

第一章  总  则

第一条  为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作效率和公文质量,根据国家有关规定,结合我校实际,制定本处理办法。

第二条  公文(包括电报)是传达国家教育路线、方针、政策,发布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,汇报和交流情况的重要工具。公文处理是行政工作的重要组成部分,是领导工作的重要助手。各单位(以下所指“各单位”包括各处、室、馆、学院、部、中心)必须重视和认真做好公文处理工作,使之更好地为学校的管理和发展服务。

第三条  公文处理的主要任务是:公文的起草、校核、签发和印制;公文的办理和传递;公文的管理;公文的立卷与归档;公文保密等。

第四条  学校(党政)办公室是学校公文处理的管理机构,主管以学校(党委)名义制发的各类公文并负责指导全校各单位的公文处理工作。各单位均应安排专人负责公文处理工作。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派,具备相关专业知识。

第五条  公文处理应当坚持实事求是、按照精简高效的原则,做到及时、准确、安全、保密。

第二章  公文种类

第六条  学校公文种类大体包括:

(一)决议。适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项或者重大行动作出安排。

(三)指示。适用于学校对各单位布置工作,提出开展工作的原则和要求。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知。适用于发布规章,任免和聘用干部,传达上级主管部门的指示,转发上级主管部门和不相隶属单位的公文,转批各单位的公文,发布要求各单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。

(六)报告。适用于向上级主管部门汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级主管部门的询问。

(七)请示。适用于向上级主管部门请求指示、批准。

(八)通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神,交流重要情况。

(九)批复。适用于答复各单位及其以下单位的请示事项。

(十)规定。适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

(十一)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。

(十二)会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第七条  公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印制版记等组成。

(一)发文单位标识也称为版头,一般应当使用发文单位全称或者规范化简称。

(二)密级和缓急、涉及国家及学校秘密的公文,应当标明秘密等级和保密期限,秘密等级分别为“秘密”、“机密”、“绝密”,密级和保密期限之间用“★”隔开。凡未标明或者未通知保密期限的国家、学校秘密事项,其保密期限按照绝密事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。紧急公文,视情况分别注明“急件”、“特急”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(三)发文字号由发文单位代字、年份和发文序号组成。单位代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文单位代字,第二个层次是发文单位主办公文的单位代字。联合发文,只标明主办单位的发文编号。

(四)签发人。上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

(五)标题。标题要简明、准确、一目了然,由发文单位、事由和文种三个部分组成。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(六)主送和抄送。根据公文的内容,主送单位一般写在正文前面,抄送单位写在公文的末尾,单位应当使用全称或规范化简称、统称。

(七)附件。附件是公文的重要组成部分。如有附件,应当在正文之后、署款之前注明附件顺序和名称,并与正文一起装订。

(八)署款和用印。发文单位(全称)应署在正文后的右下方,与正文及其附件名称之间留出适当距离,加盖公章的公文一般不在落款处署单位名称,只落日期后加盖公章。公文除会议纪要外应加盖印章,印章盖在发文单位署款或发文日期上,联合上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,由联合发文单位加盖印章。

(九)成文日期。以最后签发人的签发日期为准,紧接发文单位署名后下方。

(十)主题词按上级单位的要求和《公文主题词表》标注。

(十一)附注。公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注,位于成文日期和印章之下,版记之上。

(十二)版记由公文印发单位名称、印发日期和份数组成,位于公文末页下端。

第八条  公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),文字自左至右横写,在左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第九条  行文应当确有需要,注重实效,坚持少而精。

第十条  各单位的行文关系,根据各自隶属关系和职权范围确定。

(一)学校(党政)办公室根据授权可以向各单位和直属单位行文。

(二)中共贵州盛华职业学院委员会可以向学校机关党总支、各学院党支部行文。共青团贵州盛华职业学院委员会可以向各班级团支部行文。

(三)各职能单位在各自职权范围内,可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项,就日常具体工作安排等向各学院发布通知。根据学校行政的工作部署安排,可以学校(党政)办公室名义转发、转批公文。因特殊情况确需向学校各单位正式行文的,应当报经学校批准,并在文中注明经学校同意。

第十一条  凡请示工作,要求解决问题,应直接报送有关主管部门或单位,不得越级行文,特殊情况需越级行文时,应同时抄送被超越单位。

(一)“请示”应当一文一事,一般只写一个主送单位,不得多头主送。如需同时送其他单位,应当用抄送形式。

(二)属于学校有关主管单位职权范围内的具体问题,应当直接报送主管单位处理,不必向学校请示。学校各职能单位对职权范围内的事情,要认真研究,尽职尽责地解决,不得推诿、拖延。确需学校解决的问题,职能单位要事先提出具体意见。除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送学校(党政)办公室或领导个人。

第十二条  “报告”中不得夹带请示事项。

第十三条  凡经由学校(党政)办公室转办的请示报告,必须严格登记,注明有关情况,以备查考、督办。在特殊情况下各单位未经校办而直接呈送给校领导的请示或其它公文,应在事后送校办补办登记手续。

第十四条  对不合行文规则的上报公文,学校(党政)办公室可退回呈报单位。

第五章  公文处理

第十五条  收文、分文。学校行政、党委收文,由学校(党政)办公室公文处理人员签收登记。

收文登记后,公文处理人员应根据来文内容和阅读范围分文,贴上“公文处理单”,学校(党政)办公室负责人提出拟办意见,需几个单位会同办理时,应确定主办单位,并及时分送有关领导或有关单位阅批或办理。领导阅批后,应将公文分别退回学校(党政)办公室,由公文处理人员送承办单位承办或组织传阅。

第十六条  承办、催办。任何单位和个人接到承办公文后,应按照领导批示和公文要求,认真负责,迅速办理,不得推诿敷衍,拖延积压。公文处理人员对经办的公文,要及时催办,并将检查办理情况及时汇报,以防漏压误事。

第十七条  起草。各单位应加强对公文起草工作的重视,不断提高公文起草水平。要求以学校行政和党委名义发文或批转本单位公文时,应拟出文稿和批语稿。重要文稿的起草,单位负责人要亲自拟稿或组织起草。起草公文要注意:

(一)主题突出,观点鲜明,条理清晰,文字精练,讲究语法修辞,正确使用标点符号。

(二)引用上级指示,使用人名、地名、数字和有关材料,要核对准确,时间、出处要写具体、清楚。

(三)应当使用国家法定计量单位。

(四)公文中的数字,除成文日期、部分结构、层次序数和作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

(五)结构层次序数,第一层用“一、”,第二层用“(一)”,第三层用“1.”,第四层用“(1)”。

(六)起草公文,首页一律使用文件签发单,用钢笔或毛笔书写,不得用铅笔、圆珠笔,字迹要工整清楚。

(七)所拟公文,如系上级主管部门或有关单位来文要求办理的事项,应将来文附后,以便审核。

第十八条  各办文单位要认真填写学校统一印制的文件签发单,在文件签发单上准确填写公文标题、主送和抄送单位、拟稿人、校对人姓名,由单位负责人签署具体意见后,视公文内容分别送学校(党政)办公室审核。凡以各单位名义制发的公文,由各单位参照本处理办法处理,重要工作应请示分管校领导。

第十九条  会签。公文内容涉及几个单位的,以主办单位为主撰文,相关单位参与,公文起草完毕后,其它单位必须会签,会签应由相关单位主要负责人签署明确意见。

第二十条  核稿、签发。文稿拟就后,主办单位负责人要认真审查,严格把关。审查的重点是:

(一)是否需要行文,以什么名义行文。

(二)内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令,是否符合学校或本单位的情况,同上级和学校相关规定有无矛盾。

(三)提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。

(四)涉及其他单位的问题是否经过协商取得一致意见。

(五)公文格式、结构是否符合规定,主抄送单位、密级是否恰当,文字表达是否准确、简炼等。

对不符合要求的文稿应提出意见,退回修改或与拟稿人共同修改。

凡以学校行政、党委名义制发的公文,由学校(党政)办公室负责核稿后送呈有关校领导签发。未经学校(党政)办公室复核的公文,不得径送校领导签发。业务性的专项问题,由主管该项工作的校领导签发;综合性的、重大的问题,由校长或指定授权人签发。属于日常工作例行性的问题可由学校(党政)办公室负责人根据授权签发。各单位的公文,由各单位主要负责人签发。签发要署全名,注明时间,不得用圆珠笔或铅笔。

第二十一条  缮印、发文。以学校行政、党委名义发出的公文,由学校(党政)办公室公文处理人员统一登记、编号、印制、发出;以单位名义发出的公文,统一由各单位参照公文格式及有关规定缮印、发出。为避免错漏,公文校对一律由拟稿人负责。校对人如发现原稿上有错漏,应及时与复核单位联系处理,不得自行处理。发出的公文要履行登记签收手续。

第二十二条  立卷、归档。各单位的公文,一律由本单位公文处理人员保管、立卷,并定期交档案室归档。

各单位公文处理人员应将办理、传阅完毕的公文,参加会议带回传达后的公文,按其来源和性质分别进行整理、编目,属于学校(党政)办公室送去的,及时退交学校(党政)办公室,属于本单位产生的,及时送交档案室,至少每半年清退一次,单位和个人不得保存应该归档的公文。学校(党政)办公室应将经手处理和本单位产生的公文,分类立卷,每年向档案室移交一次,当年的公文应于次年第一季度整理归档完毕。

第二十三条  公文管理。公文由学校(党政)办公室或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

上级主管部门的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,如因传达贯彻需要翻印、转发时,应经有关领导或学校(党政)办公室负责人同意,并由学校(党政)办公室统一翻印、印发,注明翻印的单位、日期、份数和印发范围,并视同原件管理。未经批准,任何单位和个人不得自行翻印、转发。

公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印单位证明章。

单位合并时,全部公文应当随之合并管理。单位撤销时,需要归档的公文整理立卷后移交档案室。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五章  附  则

第二十四条  本办法由校务委员会负责解释。

第二十五条  公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。在统一规定发布之前,为逐步适应办公信息化的要求,本单位产生的所有公文即日起应同时备份电子文档。

第二十六条  本办法自公布之日起实施。

附:贵州盛华职业学院公文版头发文字号实施细则

贵州盛华职业学院公文版头发文字号实施细则

 

为了正确使用和处理各类公文,加强公文的规范化管理,现对我校公文版头和发文字号作如下规定:

一、各类公文版头及其适用范围

(一)文件格式版头

1.《贵州盛华职业学院文件》和《中共贵州盛华职业学院委员会文件》版头用于贯彻国家相关教育路线、方针、政策等,转发上级主管部门文件,颁布学校重要规章制度,公布学校中长期发展规划、年度工作要点和总结等,公布机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项,通知重要事项、批复下级机关的请示,向上级机关报告、请示工作。

2.《贵州盛华职业学院办公室文件》、《中共贵州盛华职业学院委员会办公室文件》用于贵州盛华职业学院办公室、党政办公室根据授权,传达行政和党委的决议或决定,答复下级单位的请示,转发上级主管部门的文件,转批下级单位的报告、请示,发布有关事项,向上级单位报告、请示工作。

(二)函件格式版头

3.《贵州盛华职业学院》和《中共贵州盛华职业学院委员会》用于学校和党委根据需要以函的形式制发公文。

4.《贵州盛华职业学院办公室》和《中共贵州盛华职业学院委员会办公室》用于贵州盛华职业学院办公室、党政办公室根据需要以函的形式制发公文。

5.《贵州盛华职业学院部门函件》和《中共贵州盛华职业学院委员会部门函件》用于学校机关各处、室,各党支部,向上级报告、请示工作、在职权范围内发布通知、相互之间联系工作等。

6.《贵州盛华职业学院××学院》、《贵州盛华职业学院××(直属单位全称)》(如《贵州盛华职业学院图书馆》)用于学院、直属单位制发有关请示、报告、函、内部通知等公文。

(三)会议纪要格式版头

7.《贵州盛华职业学院会议纪要》、《贵州盛华职业学院校务委员会会议纪要》和《贵州盛华职业学院专题会议纪要》用于记载和传达相应会议情况和议定事项。

二、发文字号

发文字号由发文单位代字、年份和发文序号组成。单位代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文单位代字,第二个层次是发文单位主办文件的单位的代字。

(一)以学校行政、党委名义发文使用盛华字、盛华党字或如下机关代字:

教务处主办……………………………………盛华教字

学生处主办……………………………………盛华学字

招生办公室主办……………………………盛华招办字

人力资源处主办………………………………盛华人字

财务处主办……………………………………盛华财字

发展规划处主办………………………………盛华规字

后勤保卫处主办……………………………盛华后保字

网络信息中心主办……………………………盛华信字

图书馆主办……………………………………盛华图字

志愿者中心主办(外事处)…………………盛华外字

督查室主办……………………………………盛华督字

采购招标办公室……………………………盛华采招字

党委组织部主办………………………………盛华组字

党委宣传部主办………………………………盛华宣字

党委统战部主办………………………………盛华统字

(二)根据学校授权,以学校办公室和党委办公室名义发文使用盛华校办字和盛华党办字。

(三)学校其他发文机关使用的文件字号

贵州盛华职业学院工会………………………盛华工字

共青团贵州盛华职业学院委员会……………盛华团字

贵州盛华职业学院妇联………………………盛华妇字

(四)各类函件字号

1.以贵州盛华职业学院和中共贵州盛华职业学院委员会名义发出的函件使用“盛华函”和“盛华党函”。

2.以贵州盛华职业学院办公室和中共贵州盛华职业学院委员会办公室名义发出的函件使用“盛华校办函”和“盛华党办函”。

3.部门公文一般采用函件的形式,使用字号如下:

教务处主办……………………………………盛华教函

学生处主办……………………………………盛华学函

招生办公室主办……………………………盛华招办函

人力资源处主办………………………………盛华人函

财务处主办……………………………………盛华财函

发展规划处主办………………………………盛华规函

后勤保卫处主办………………………………盛华勤函

网络中心主办…………………………………盛华信函

图书馆主办……………………………………盛华图函

志愿者中心主办(外事处)…………………盛华外函

督查室主办……………………………………盛华督函

采购招标办公室……………………………盛华采招函

党委组织部主办………………………………盛华组函

党委宣传部主办………………………………盛华宣函

党委统战部主办………………………………盛华统函

(五)各单位的公文一般采取函件形式,编为“盛华”加单位的缩写,如酒店管理学院编为盛华酒管院函〔20××〕×号,计算机应用学院编为盛华计函〔20××〕×号、多彩贵州茶学院编为盛华茶院函〔20××〕×号,光明天使学院编为盛华盲院函〔20××〕×号,中职部编为盛华中职函〔20××〕×号,民族文化传承中心编为盛华文院函〔20××〕×号。如有几个单位字相同的,可取名称的两个字加以区别。如教育学院应编为盛华教院函〔20××〕×号,各单位字号应按本实施细则统一使用,不得任意改动或自编字号发文。

(六)会议纪要分为《贵州盛华职业学院会议纪要》(纪要〔20××〕×号)、《贵州盛华职业学院校务委员会纪要》(校务纪〔20××〕×号)、《贵州盛华职业学院专题会议纪要》[如:专纪〔20××〕×号(招生)]分别用于一般会议纪要、校务委员会会议纪要和专题会议纪要。


 

 

 

 

【责任编辑】蒋泽刚
社会公众适用
 
视频集锦
盛华党建网
校务公开